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Il s’agit d’une facture qui comprend tous les éléments propres à une facture classique en papier, mais qui est éditée et transmise électroniquement à partir d’un dispositif dédié à cet effet. Elle est directement prise en charge par des outils électroniques. Notons que la facture électronique est différente de la facture dématérialisée : cette dernière est une facture papier ordinaire qui a été scannée pour simplifier son envoi.
Comment fonctionne l’émission et la transmission de cette facture ?
Les entreprises peuvent transmettre les factures par le biais de la plateforme publique Chorus Pro, et doivent donc maitriser l’utilisation de cet outil. Sinon, une autre option existe : transmettre les factures via une plateforme partenaire, qui doit être immatriculée auprès de l’administration.
Dans tous les cas, la facture doit être éditée et envoyée sous un format structuré. Il peut s’agir de documents répondant aux normes EDI ou échange de données informatisé. Dans ce cas, plusieurs versions peuvent être éditées. Il y a également le format hybride, dont le plus connu est le format Factur-X, qui est un standard franco-allemand disponible depuis 2017.
Les avantages de la facture électronique
Ce type de facturation est intéressant pour plusieurs raisons. Il permet d’abord d’accélérer l’édition, la transmission et le traitement des factures, tout en supprimant les erreurs liées aux manipulations humaines. Par ailleurs, le suivi et la traçabilité sont optimisés, réduisant les risques de fraude ainsi que les délais de paiement. C’est aussi un moyen de simplifier les déclarations fiscales, en particulier la TVA. Enfin, la facturation électronique assure la sécurité des données, et représente une solution plus écologique par rapport au format papier.
Généralisation progressive de la facture électronique
L’usage de cette facture sera obligatoire pour toutes les entreprises dans quelques années, mais sa mise en place se fait de manière progressive. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent envoyer des factures au format électronique. Cette obligation va s’étendre petit à petit en suivant plusieurs étapes :
- Obligation de recevoir les factures électroniques pour toutes les entreprises à partir du 1er juillet 2024 ;
- Obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises à partir du 1er juillet 2024, pour les entreprises de taille intermédiaire(ETI) à partir du 1er janvier 2025, et pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises à partir du 1er janvier 2026.