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La dématérialisation est le fait de produire ou de remplacer des supports d’information matériels notamment des documents sous format numérique en utilisant les technologies informatiques et digitales. Ces dernières ont d’ailleurs révolutionné les stratégies et le mode de fonctionnement des entreprises dans le domaine de la production et de la gestion documentaire et administrative. Tour d’horizon sur la numérisation du bulletin de paie et ses avantages.
La dématérialisation du bulletin de paie : de quoi s’agit-il ?
Depuis que le Code du travail a autorisé la numérisation des bulletins de salaire en 2009, de nombreuses entreprises ont adopté cette démarche. Dans ce sens, il est désormais possible pour les employeurs de numériser les fiches de paie à condition de pouvoir garantir la sécurité de ces documents et leur disponibilité tout en ayant reçu l’approbation de leurs salariés. La dématérialisation de la paie a également pris de l’ampleur depuis 2017 avec la nouvelle loi annulant l’obligation de l’entreprise à obtenir le consentement de ses collaborateurs. Ces derniers ont toutefois le droit de demander à leur employeur de leur fournir des fiches imprimées.
Les bulletins de paie dématérialisés sont une version électronique produite depuis un logiciel dédié. Cet outil assure, par la même occasion, la distribution et l’archivage de ces documents numériques qui seront stockés dans une base de données sécurisée et accessible par les entreprises et les employés via leur compte personnel.
Pour la mise en œuvre de cette démarche, les employeurs doivent respecter certaines obligations comme le fait d’informer les salariés en amont et de conserver leurs fiches de paie pendant au moins 5 ans. À noter également que ces documents sont exigés pour pouvoir prétendre et bénéficier des droits à la retraite correspondant.
Pourquoi opter pour la digitalisation des fiches de paie ?
La digitalisation du bulletin de paie est devenue une pratique courante pour les entreprises de par les nombreux avantages qu’elle offre. Tout d’abord, elle permet de faire des économies de temps et d’argent grâce notamment à un traitement rapide et l’absence de frais divers liés aux documents matériels (impression, affranchissement, mise sous pli, stockage, etc.).
De plus, le recours au format numérique est une démarche plus écologique évitant ainsi l’utilisation de papiers, d’encre et d’enveloppes. La numérisation des fiches de paie est également plus pratique pour les employeurs et les salariés, car elle facilite l’archivage des documents et leur accès en se connectant tout simplement depuis un terminal (ordinateur, smartphone ou tablette). Enfin, avec un espace numérique hautement sécurisé, il y a moins de risque que les données soient piratées ou se perdent.